Avec toute la situation qui se passe avec le COVID-19, les syndicats de tout le Québec sont confrontés au dilemme de faire ou de ne pas faire la réunion cette année. D’une part, toutes les régions du Québec sont maintenant dans la zone rouge. D’autre part, les syndicats sont habitués á planifier leur assemblée générale annuelle pendant les mois de septembre à décembre. La quarantaine et les restrictions seront là au moins jusqu’au 23 novembre. Heureusement, à partir d’avril 2020, le Code civil du Québec a laissé les syndicats organiser des assemblées virtuelles et des votes.
Conditions prérequis
Il y a deux prérequis principaux pour la tenue d’une assemblée générale :
- Tous les membres peuvent communiquer immédiatement entre eux ;
- Pouvoir mener un vote secret qui permet de vérifier les votes a posteriori sans compromettre leur secret.
Tous les documents pertinents peuvent être envoyés par e-mail, évitant tout contact physique. La réunion peut être organisée par des plates-formes en ligne telles que Zoom, Teams ou Skype. Le processus de vote pourrait également se faire en ligne à l’aide de ces outils. Par exemple, les participants peuvent envoyer leurs votes par e-mail ou via la plateforme Zoom, où il est également possible d’envoyer un message privé au Conseil d’Administration. Cela les aiderait à garder leur confidentialité. Pour rendre le processus encore plus facile, seuls les participants qui votent « contre » peuvent envoyer les messages.
Organisation de la réunion virtuelle
Les avis de convocation devraient comporter les informations supplémentaires suivantes:
- L’hyperlien pour se connecter à l’assemblée;
- Le numéro de téléphone pour se joindre à l’assemblée;
- Les instructions de connexion et de vote pour l’assemblée;
Lors de l’organisation d’une réunion à distance, il devrait y avoir des outils et des méthodes pour s’assurer que la réunion se déroule sans heurts et respecte les dispositions du Code civil du Québec et la déclaration de copropriété. Les principales choses à planifier sont les suivantes :
- Enregistrer l’ensemble de l’assemblée;
- Prendre toutes les précautions pour éviter une interruption de la connexion Internet;
- Permettre au président d’assemblée d’accorder ou de retirer le droit de parole aux copropriétaires;
- Calculer le quorum en temps réel.
Conclusion
Ce sont les principaux conseils importants pour organiser l’assemblée générale annuelle à distance. Il existe déjà des syndicats qui ont organisé leurs réunions à distance et qui ont réussi ce processus.
Bien sûr, l’autorisation de le faire virtuellement ne serait valable que pendant un certain temps jusqu’à la fin de la pandémie de COVID-19.